Privacy

Verantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke is Calendrate (Koen Engels). Contact: gebruik de knop Feedback op de homepage of in het dashboard — vermeld “Privacy” in je bericht.

Wat we bewaren

• Account: e-mailadres en inloggegevens.
• Voorkeuren: taal, land, woonplaats, huishouden, kind-profielen, weergave-opties.
• Bronnen die jij toevoegt (school- of club-URL’s), gevonden afspraken en deellinks van agenda's (ICS).
• Optionele roostercorrecties (“klopt dit rooster?”) gekoppeld aan jouw account.
• Feedback die je zelf stuurt (bericht + optioneel e-mailadres). Dat staat los van je account.
• Alleen met jouw toestemming: je laatst gebruikte inlogmethode (bijv. Google), zodat je apparaten die na inloggen kunnen tonen. Uitzetten in Instellingen wist hem.
• Alleen met jouw toestemming: je gesprekken met de Calendrate-assistent (chat), zodat je ze later terugziet. Zonder vinkje bewaren we niets van de chat; anonieme chats nooit.

Rechtsgrond (AVG art. 6)

• Overeenkomst (art. 6(1)(b)) — account, bronnen, het analyseren van websites en agenda-links (ICS) om de dienst te leveren.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) — beveiliging, limieten op het aantal verzoeken, productverbetering via feedback, tijdelijke opslag van analyses.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)) — donatie-/Pro-betalingsgegevens volgens fiscale bewaarplicht.
• Toestemming (art. 6(1)(a)) — alleen waar je optioneel een e-mail achterlaat voor een antwoord op feedback, of expliciete notificatie-opt-ins. Ook het onthouden van je inlogmethode op al je apparaten; intrekken kan altijd in Instellingen.
• Toestemming (art. 6(1)(a)) — chatgeschiedenis bewaren. Intrekken kan in de chat zelf; dan wissen we meteen alle opgeslagen gesprekken.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) — misbruik tegengaan met een captcha, en voorkomen dat je een uitgelekt wachtwoord kiest.

Bewaartermijnen

De AVG schrijft geen vaste termijn voor. Wij bewaren niet langer dan nodig (art. 5(1)(e)):

• Actief account en kalenderdata — zolang je account bestaat; jij kunt alles wissen.
• Inactief account — na 36 maanden zonder login streven we naar waarschuwing en daarna verwijdering.
• Tijdelijke opslag van analyses (gedeelde momentopnames van roosters) — maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• Feedback (inclusief optioneel e-mail) — maximaal 24 maanden.
• Donaties / Pro-betalingen — tot 7 jaar waar de fiscale bewaarplicht dat vraagt.
• Chatgeschiedenis (alleen met toestemming) — maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd. Wissen kan altijd in de chat.
• Weeragenda’s via de assistent — we slaan niets op: de feed-link bevat zelf plaats en periode en verloopt een week na de periode.

Waar het staat

• Database en accounts — Supabase in EU-West (Parijs, AWS eu-west-3).
• Website — Vercel (frontend).
• Analyse-API — Fly.io in Amsterdam.

Agendafouten en aansprakelijkheid staan in de voorwaarden.

Ontvangers / verwerkers

We gebruiken verwerkers onder een verwerkersovereenkomst (art. 28) waar van toepassing:

• Supabase — database en authenticatie (EU).
• Fly.io — analyse-API (Amsterdam).
• Vercel — hosting van de website.
• Cloudflare — DNS en edge-bescherming.
• Revolut Merchant — donaties en Pro-betalingen (indien je betaalt).
• Resend — transactionele e-mail, alleen als die functie aan staat.
• Microsoft Azure Speech — spraak in de chat voor Pro: je ingesproken vraag en het voorgelezen antwoord worden in de EU verwerkt en niet door ons bewaard.
• Je browser — bij gratis spraak in de chat doet je browser de herkenning: Chrome en Edge sturen de audio daarvoor naar Google of Microsoft, Safari doet het grotendeels op je toestel. Calendrate ontvangt alleen de tekst.
• Anthropic (Claude) — alleen als de chat een vraag niet met de eigen hulpteksten kan beantwoorden; dan gaat de vraagtekst (zonder je naam of e-mailadres) naar het taalmodel.
• PostHog (EU-cloud) — gebruiksstatistiek om twee versies van de site te vergelijken. Alleen het paginaadres zonder links of zoektermen die je invoert, een paar klikken en een willekeurige code (ingelogd: een onherkenbaar gemaakte code, nooit je e-mailadres). Geen schermopnames. Met ‘Niet volgen’ (Do Not Track) in je browser staat het uit.
• Cloudflare Turnstile — captcha bij inloggen, aanmelden en veel analyses. Cloudflare ziet daarbij technische browsergegevens en je IP-adres.
• Have I Been Pwned — controle of een nieuw wachtwoord ooit is uitgelekt. Je browser stuurt alleen de eerste 5 tekens van een hash van het wachtwoord; het wachtwoord zelf verlaat je apparaat niet.
• PDOK (Kadaster) en OpenStreetMap Nominatim — plaatsnaam bij “Zoek in de buurt” (alleen als je je locatie deelt; coördinaten afgerond op ±1 km, niet bewaard) en plaatsen voor weeragenda’s.
• MET Norway (api.met.no) — weersverwachting voor weeragenda’s. Alleen de plaats/coördinaten gaan mee, geen persoonsgegevens.
• Anthropic (Claude) — formuleert antwoorden in de chat op algemene vragen over Calendrate. Alleen je vraag en stukken uit de openbare helptekst gaan mee; geen account- of roostergegevens. Anthropic gebruikt API-gegevens niet om modellen te trainen. Doorgifte naar de VS onder het EU-VS Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen.

Doorgifte buiten de EER

Account- en kalenderdata staan in de EU. Vragen die de chat aan Claude voorlegt, verwerkt Anthropic in de VS. Vercel, Cloudflare of Revolut kunnen ondersteuning of edge-verkeer buiten de EER hebben. Daarvoor gelden hun DPA’s en, waar nodig, standaardcontractbepalingen (SCC). We minimaliseren persoonsgegevens in edge-logs.

Geen profilering of verkoop

Calendrate verkoopt geen hobby-, sport- of schoolprofielen. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen (art. 22). Voor gasten bewaren we geen IP-adres: land en plaats die we uit je verbinding afleiden, gebruiken we alleen tijdens het verzoek (taal en een suggestie voor scholen/clubs), daarna weg.

Automatisch uitlezen (OCR)

Roosters kunnen deels met lokale tekstherkenning (OCR, Tesseract op onze EU-server) uit afbeeldingen worden gelezen. Er draait standaard geen taalmodel in de cloud. Na het analyseren zie je in de statusregel of afspraken van de pagina, een ICS-bestand, een PDF of OCR kwamen.

De Calendrate-assistent (chat) is geautomatiseerd, geen mens; dat staat ook in de chat. Hij werkt eerst met vaste regels en de openbare helpteksten. Weten die het antwoord niet, dan kan een AI-taalmodel (Claude van Anthropic) een antwoord formuleren uit diezelfde helpteksten; zo'n antwoord heet in de chat ‘AI-antwoord’. Er gaan dan geen account- of roostergegevens mee. Omdat de chat ook zonder account werkt en jongeren hem kunnen gebruiken, gelden extra regels: geen ongepaste inhoud, geen vragen naar persoonsgegevens, en bij signalen van gevaar een verwijzing naar hulp (De Kindertelefoon, 112). We tellen alleen hoe vaak de assistent antwoordt of weigert, zonder de inhoud te bewaren. Een account is vanaf 16 jaar (AVG art. 8). Vragen over hoe Calendrate technisch is gebouwd, beantwoordt de assistent niet.

Jouw rechten

• Inzien en wijzigen — in het dashboard (tandwiel): land, woonplaats, huishouden; bronnen en afspraken in de hoofdweergave.
• Downloaden — Instellingen → Gegevens downloaden (JSON: profiel, bronnen, afspraken, gedeelde tabbladen, donaties, roostercorrecties).
• Verwijderen — een website verwijderen in het dashboard, of je hele account via Instellingen → Account verwijderen. Daarmee werken ook agenda-links en deellinks niet meer. Donatiebewijzen worden geanonimiseerd.

Verzoeken buiten de app om beantwoorden we zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand (art. 12(3) AVG).

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Ingelogd? Open het dashboard. Homepage-feedback met e-mail staat los van je account: vraag wissen via Feedback (vermeld “Privacy”). Roostercorrecties in het dashboard verdwijnen met je account.